Recomanacions generals per elaborar documents accessibles

Redacció de texts

• Elaborar el text amb la màxima claredat i senzillesa possible. Intentar ser precisos i no utilitzar estructures gramaticals complicades que necessiten una relectura per la seva bona comprensió. Utilitzar frases curtes, senzilles i efectives. Els títols dels articles són especialment importants per permetre una bona localització.

• Evitar les abreviatures, és preferible utilitzar les paraules completes. També és necessari evitar els números romans o bé transcriure’ls. Un lector de pantalla ho llegirà fonèticament i no resultarà comprensible.

• Evitar expressions que necessiten que es vegi el document per poder-les interpretar: “veure-les més a baix”, “la imatge més petita”, “al final del document”, “polsa aquí”, etcètera.

• S’ha d’evitar que el color sigui imprescindible per entendre el que s’ha explicat. Per exemple: Marcar el fons del text en diferent color, números en vermell, el text en blau, etcètera.

• Evitar enganxar contingut des de Word, donat que porta molts codis interns que poden confondre als lectors de pantalla, enganxar sempre com a text pla.
• Per ressaltar el text s’ha d’evitar la lletra cursiva, les majúscules i les taules. Quan s’intenten ressaltar molts elements en una pàgina, s’acaba per no ressaltar res, perquè hi ha massa elements intentant captar la nostra atenció. Ressalta només el realment important, i segueix aquestes pautes:
  • Fes servir la negreta per ressaltar paraules clau. No facis servir la negreta per ressaltar paràgrafs sencers.
  • No escriguis en majúscules o en itàlica, per ressaltar un text. Són més difícils de llegir i entendre.
  • No facis servir una taula per ressaltar un paràgraf, aprofitant que a la taula se li pot donar una vora o color.
  • Si l’editor permet aplicar un estil destacat a un paràgraf, fes-lo servir, però amb moderació.
  • Si l’editor té l’eina “Cita“, fes-la servir tan sols per marcar cites, no per ressaltar un paràgraf.
• Evitar els falsos finals de paràgraf: Majús+Enter, fer servir simplement Enter.
• Redactar els enllaços amb un text d’enllaç comprensible.
  • Imagina que tens els ulls tancats i que un company et va llegint el text dels enllaços de la pàgina: “prem aquí”, “enllaç”, “més informació”, “més informació”, “descarrega el document”.
  • Hi ha persones que recorren els enllaços o accedeixen als mateixos d’una manera molt similar.
  • Sabries quina diferència hi ha entre prémer el primer o el segon “més informació”?
  • Sabries quin document es descarregarà, quin format o mida té?
  • Quan redactis el text d’un enllaç, el més important és que t’esforcis en què tingui tota la informació que l’usuari necessita per saber què passarà quan ho premi.
  • No només persones, també Google, mai sabrà on porta l’enllaç: “prem aquí”. Si ho expliquem millor, Google també ho entendrà millor.

Imatges i altres objectes

• En les imatges, i altres objectes no textuals, incloure sempre un text alternatiu que inclogui tota la informació necessària per comprendre el seu contingut sense veure’l.

Estructura del document

• Un document ordenat i estructurat ajuda a una major comprensió. Utilitzar els encapçalaments: Títol 1, títol 2, títol 3, etcètera, una eina molt efectiva per moure’s pel document amb molta facilitat. Mai simuleu un títol sense identificar-ho com a tal, no es tracta de l’aparença, es tracta de l’estructura.  Els títols han de ser concisos, únics i descriptius, i han de seguir una jerarquia lògica.

• Utilitzar llistes amb vinyetes o numerades, per organitzar els paràgrafs (llistes, passos a seguir, etcètera)

• Paginar: Utilitzar salts de pàgina, i no passar de pàgina amb retorns de carro.

• Usar les taules tan sols si són necessàries, mai fer-les servir per temes estètics. Si es fan servir, convé:
  • No unir o combinar cel·les.
  • Que totes les cel·les tinguin contingut, encara que sigui un 0 o un espai en blanc.
  • Que es defineixin fila i columna d’encapçalaments.
  • Descriure el contingut i l’estructura de la taula, si el sistema ho permet a la mateixa taula, o si amb un text previ.

A tenir en compte

• En les últimes versions de Microsoft Office hi ha un comprovador d’accessibilitat a “Arxiu”> “Informació”> “Comprovar si hi ha problemes”.
• Quan exporteu el document a PDF marqueu sempre a les opcions d’exportació:
  • PDF etiquetat (o Etiquetes de l’estructura del document per accessibilitat)
  • Crear marcadors
• Tots els documents que s’adjuntin haurien de ser accessibles.

 

 

[Article millorat amb les recomanacions d’Olga Carreras]